OLEH : RANTI NUARITA
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Hubungan Internal
adalah kegiatan Public Relations atau (PR) yang tujuannya untuk membina
hubungan dengan public internal, seperti karyawan, manajer, top management serta
pemegang saham. Salah satu bagian atau kegiatan dari hubungan Internal adalah
media internal, media internal itu
banyak sekali macamnya diantaranya dapat berupa brosur, majalah, pamplet,
poster, selain itu juga dapat berupa pengumuman melalui surat atau media elektronik
dan lainnya.
Badan
Perpustakaan Umum Daerah (BAPUSIPDA) Provinsi Jawa Barat merupakan sebuah
Institusi pemerintahan yang bergerak dibidang perpustakaan dan kearsipan daerah
yang mencakup Provinsi Jawa Brat, sebagai sebuah Institusi pemerintah yang
memiliki jangkauan yang luas maka karyawan atau pegawai dari BAPUSIPDA itu
sendiri tergolong cukup banyak, karena itu penting bagi organisasi pemerintah
ini menerapkan hubungan Internal di institusinya.salah satu upaya dari BAPUSIPDA
untuk menjaga hubungan yang baik dengan karyawannya adalah menggunakan media
internal dari BAPUSIPDA itu sendiri.
1.2.Rumusan
Masalah
Media Internal apa yang
ada dan digunakan di BAPUSIPDA ?
1.3.Pertanyaan
Masalah
1. Bagaimana
Fact Finding/Analisis Situasi Pembuatan Media Internal Humas BAPUSIPDA?
2. Bagaimana
Planning and Programming Media Internal Humas BAPUSIPDA?
3. Bagaimana
Proses Communicating and Actuating Media Internal oleh Humas BAPUSIPDA?
4. Bagaimana
proses Evaluating Media Internal Humas BAPUSIPDA?
1.4.
Tujuan
Berdasarkan rumusan
masalah diatas maka tujuannya adalah sebagai berikut:
1. Untuk
mengetahui Fact Finding/Analisis Situasi Pembuatan Media Internal Humas
BAPUSIPDA?
2. Untuk
mengetahui Planning and Programming Media Internal Humas BAPUSIPDA?
3. Untuk
mengetahui Proses Communicating and Actuating Media Internal oleh Humas
BAPUSIPDA?
4. Untuk
mengetahui proses Evaluating Media Internal Humas BAPUSIPDA?
1.5.
Lokasi Observasi
BAPUSIPDA Provinsi Jawa
Barat
Jl. Kawaluyaan Indah II
No. 4, Bandung, Kota Bandung, Jawa Barat 40285.
1.6.Narasumber
Pada
Penelitian ini kami mendapatkan narasumber Wakil Kepala Bidang Humas Bapusipda
yakni Bapak Agus Sulistyono
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Tinjauan Pustaka
Berdasarkan
judul penelitian oleh tim penulis mengenai “Hubungan Internal Analisis Media
Internal di Bapusipda” maka diperlukan penjelasan mengenai hubungan internal,
media internal, Four Step Public Relations serta selayang pandang mengenai BAPUSIPDA.
2.1.1. Pengertian Hubungan Internal
Hubungan
Internal adalah bagian khusus dari PR (Public Relations) yang membangun dan
mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara para petinggi
organisasi atau perusahaan dengan karyawan tempat organisasi menggantungkan
kesuksesan.
Hubungan
Internal ( Internal Relations) adalah kegiatan Public Relations (PR) untuk
membina hubungan dengan publik internal, seperti karyawan, para manajer, top
management, dan para pemegang saham (stockholders) agar citra dan reputasi
organisasi atau perusahaan tetap posistif dimata pubik interal. (Elvinaro,
2014:99).
Hubungan internal dalam sebuah organisasi
ataupun perusahaan berfungsi untuk mengomunikasikan berbagai berita, pelatihan,
dan topik penting lainnya kepada karyawan. Kegiatan hubungan internal uga
berupaya untuk tetap memelihara budaya dari sebuah organisasi atau perusahaan
agar dapat membentuk senses of belonging (rasa memiliki) dan sense of
responsibility publik internalpada organisasi atau perusahaan.
Hubungan Internal ini penting dan diperlukan
karena dalam sebuah perusahaan publik internal khususnya karyawan adalah sebuah
aset yang penting bagi institusi atau perusahaan karena tanpa adanya pegawai
atau karyawan tujuan dari perusahaan tidak akan tercapai, Hubungan internal
juga memiliki dua macam yaitu hubungan internal vertikal dan hubungan internal
horizontal. Hubungan internal-vertikal, yaitu hubungan yang terjalin antara
atasan dengan bawahan atau antara atasan dengan para stafnya. Contoh: hubungan
antara direktur dengan karyawannya. Sementara Hubungan internal-horizontal,
yaitu hubungan kerja resmi di dalam suatu organisasi atau perusahaan, yang
terjadi secara mendatar atau sejajar atau yang mempunyai kedudukan setingkat
atau satu level. Contoh: hubungan antara kepala bagian keuangan dengan kepala
bagian personalia, hubungan sesama karyawan. Salah satu kegiatan hubungan
internal diantaranya ada media Internal, human relations dan lainnya
2.1.2. Pengertian Media Internal
Media internal ini merupakan sarana
komunikasi efektif yang mampu mengelola sumber daya yang ada dalam perusahaan.
Artinya, melalui media ini PRO berupaya untuk membina hubungan komunikasi
masyarakat internal dengan menjadi corong informasi para karyawan kepada pihak
perusahaan atau mampu bertindak sebagai mediator dari perusahaan (pimpinan)
terhadap karyawannya (Ruslan 2014 : 266).
Media internal ini diperlukan untuk
pencapaian citra positif dan dukungan opini publik. Bentuk media ini bisa
bermacam-macam misalnya, House Journal, buletin, majalah, surat kabar, news
letter, koran dinding perusahaan atau intranet yang saat ini sudah banyak
digunakan oleh perusahaan - perusahaan besar. Media internal ini termasuk ke
dalam golongan media terkontrol karena perusahaan dapat menangani secara
langsung pemberitaan yang dimuat. Pada dasarnya, isi media ini sama dengan
media komersial, hanya bedanya terletak kepada menyangkut pembaca yang
terbatas, tidak berbentuk massa (umum), segmentasi publik pembacanya lebih
khusus yaitu sesuai dengan target publik perusahaan (dalam hal ini internal
perusahaan) serta isi media yang terkontrol.
Rosady Ruslan menjelaskan bahwa media
internal berfungsi sebagai media hubungan komunikasi dengan publik internal dan
eksternal dalam upaya pencapaian pesan-pesan perusahaan kepada pemilik
(shareholder), khalayak terkait (stakeholder) mengenai aktivitas perusahaan,
manfaat produk, barang dan jasa. Selain itu, media internal, menurutnya bisa
dijadikan sebagai ajang komunikasi antar karyawan. Media
internal menjadi sarana untuk memberitakan berbagai perkembangan perusahaan
atau instansi dan juga mampu menjadi sarana menambah pengetahuan, memacu
kinerja dan menumbuhkan semangat kebersamaan. Peran media internal menjadi
sangat penting karena melalui media inilah antar karyawan maupun antara
karyawan dan manajemen dapatberinteraksi, dapat menyamakan pandangan dan
harapan terhadap perusahaan.
2.1.3 Pengertian Four Step Public Relations
Scott
M. Cutlip & Allen H. Center (Prentice-Hall,Inc.1982:123) menyatakan bahwa
proses perencanaan program kerjanya melalui “proses empat tahapan atau
langkah-langkah pokok” yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program
kerja kehumasan adalah sebagai berikut :
1. Penelitian
dan mendengarkan (Research – Listening)
Dalam
tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi
dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan-kebijaksanaan
suatu organisasi. Setelah itu bru dilakukan pengevaluasian fakta-fakta, dan
informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan
ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan
organisasi, yaitu What’s our problem (Apa yang menjadi problem/masalah kita).
2. Perencanaan
dan mengambil keputusan (Planning – Decision)
Dalam
tahap ini sikap, opini, ide-ide, dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan
serta penetapan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau
keinginan pihak yang berkepentingan mulai diberikan : Here’s what we can do?
(Apa yang dapat kita kerjakan).
3. Mengkomunikasikan
dan pelaksanaan (Communication – Action)
Dalam
tahap ini informasi yang berkenaan dengan lankah-langkah yang akan dilakukan
dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif dapat
mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi untuk memberikan
dukungan sepenuhnya: Here’s what we did and why? (Apa yang telah kita lakukan
dan mengapa begitu)
4. Mengevaluasi
(Evaluation)
Pada
tahapan ini, pihak public realations atau humas mengadakan penilaian pada
hasil-hasil dari program-program kerja atau aktivitas humas yang telah
dilaksanakan. Termasuk mengevaluasi keefektivitasan dari teknik-teknik
manajemen dan komunikasi yang telah dipergunakan : How did we do (Bagaimana
yang telah kita lakukan). (Ruslan, 2014:148-149)
2.1.4. Selayang Pandang BAPUSIPDA
Badan
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat (BAPUSIPDA) terbentuk
dengan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 22 Tahun 2008 tentang
Organisasi Dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah,
Lembaga Teknis Daerah Dan Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Jawa Barat. Berdasarkan
PERDA tersebut, BAPUSIPDA terbentuk sebagai gabungan dari 2 (dua) badan, yaitu
Badan Perpustakaan Daerah (BAPUSDA) dan Badan Kearsipan Daerah (BASIPDA). Pada
awal terbentuknya, Badan Perpustakaan dan kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat
(Bapusipda) merupakan salah satu Instansi yang erada dibawah kendali Pemerintah
Provinsi Jawa barat yang memiliki Visi "Perpustakaan Mencerdaskan
Masyarakat dan Kearsipan Pilar Akuntabilitas" Adapun Misinya sebagai
berikut
1.Mewujudkan
pembudayaan kegemaran membaca masyarakat;
2.Menyediakan
arsip sebagai bahan bukti autentik penyelenggaraan pemerintahan daerah dan
sumber informasi publik;
3.Mengembangkan
dan melestarikan bahan perpustakaan dan arsip untuk kepentingan IPTEK;
4.Meningkatkan
pembinaan perpustakaan dan kearsipan;
5.Meningkatkan
pelayanan perpustakaan dan kearsipan berbasis TIK. (Bapusipda.2014/
Selayang Pandang Bapusipda./bapusipda.jabarprov.go.id
/diakses tanggal 11 November 2016)
BAB 3
PEMBAHASAN
BAPUSIPDA
sebagai salah satu instansi Pemerintah yang bergerak di bidang perpustakaan dan
kearsipan cakupan Jawa Barat dalam praktinya memiliki pegawai yang cukup banyak
karena cakupan dari BAPUSIPDA sendiri adalah seluas Jawa Barat. Dalam praktinya
Instansi ini juga memiliki tim Humas tersendiri dimana Humas disini berperan
sebagai komunikator antara Instansi dengan publik-publiknya baik Internal
maupun eksternal.
BAPUSIPDA
dalam menjaga hubungan baik dengan publik Internalnya salah satu praktinya
yaitu membangun Hubungan Internal, dalam praktinya pun banyak sekali
upaya-upaya BAPUSIPDA dalam menjaga hubungan Internal antara instansi dan
karyawannya, seperti human relations, serta adanya media Internal di Instansi
sendiri.
BAPUSIPDA
memiliki banyak media Internal diantaranya ada media cetak dan media online,
media cetak diantaranya ada majalah, pamlet dan brosur serta surat. Sementara
untuk media online BAPUSIPDA memiiki web resmi mereka yaitu (bapusipda.jabarprov.go.id)
“Adanya
media internal di BAPUSIPDA bertujuan untuk menyalurkan informasi kepada para
pegawai, tidak hanya itu didalam media internal kami juga ada penjelasan
mengenai seluk beluk atau segala sesuatu tentang BAPUSIPDA, kalau dalam majalah
itu misalkan ada juga kolom kerja mengenai pegawai didalamnya itu sering dimuat
mengenai tanggung jawab, hak dan kewajiban pegawai, agar dalam implementasian
kerjanya pegawai dapat sesuai dengan kebijakan instansi” (Hasil wawancara melalui
Ka. urusan humas Agus Sulistyono , 01 November 2016)
Pengoperasionalan
media internal di BAPUSIPDA melalui banyak cara seperti untuk majalah internal,
brosur itu dibagikan kesetiap pegawai sementara untuk media online itu para pegawai
diberitahu alamat web yang bersangkutan.
1.1. Fact Finding/Analisis Situasi Pembuatan Media
Internal Humas BAPUSIPDA
Humas
BAPUSIPDA sebelum membuat media Internal tentunya tim dari para pembuat media
Internal sendiri melakukan analisis situasi terhadap instansinya salah satunya
yang pertama dilakukan oleh tim humas BAPUSIPDA adalah mengetahui latar belakang instansi, seperti visi dan misi
dari BAPUSIPDA sendiri agar setiap hal yang di muat dalam media internal itu
mengandung unsur dari visi dan misi dari BAPUSIPDA. Selain itu juga melakukan
pengumpulan data seperti meminta masukan-masukan dari instansi atau pegawai
tentang apa saja bahasan yang baik untuk media Internal BAPUSIPDA.
3.2. Planning and Programming Media
Internal Humas BAPUSIPDA
Humas
BAPUSIPDA dalam membuat media internal pun melakukan tahapan perencanaan atau
planning. Disini Humas BAPUSIPDA dalam membuat media internal melihat terlebih
dahulu sasaran dari media internal tersebut menurut ka.humas BAPUSIPDA Agus
Sulistyo mengatakan adanya media internal disini diharapkan sasarannya tidak
hanya untuk instansi saja melainkan juga mencakup pegawai salah satunya dalam
majalah terdapat kolom mengenai pegawai yang didalamnya seperti mengatur etika
pegawai proses-proses kerja pegawai dan hal-hal yang mencakup kepegawaian
lainnya. Namun dari penjelasan kabag humas mengatakan cakupan dari media
internal BAPUSIPDA tidak hanya mencakup pegawai BAPUSIPDA pusat saja namn juga
mencakup BAPUSIPDA se tingkat Jawa Barat dan BAPUSIPDA pusat yang ada di
Bandung itu merupakan pusat pengendalian dari BAPUSIPDA se Jawa Barat. Sehingga
dalam praktiknya media internal harus bisa mencakup sasaran yakni publik
internal BAPUSIPDA baik yang di pusat tepatnya Bandung maupun daerah Jawa Barat
lainnya, yang akhirnya dengan fakta seperti itu membuat BAPUSIDA pusat dalam
praktiknya memiliki rencana untuk terus update mengenai keadaan instansinya di
media online agar cakupannya menjadi lebih luas.
3.3. Communicating/Actuating Media
Internal Humas BAPUSIPDA
Pada
praktiknya dalam instansi Humas BAPUSIPDA juga mengkomunikasikan setiap
rencana-rencana atau kebijakan dari instansi kepada pegawai atau karyawannya.
Cara pengoperasionalan atau pengkomunikasian yang dilakukan oleh Humas adalah
ada untuk majalah internal atau brosur misalkan Humas BAPUSIPDA melakukannya
dengan membagikan kepada setiap karyawan atau pegawai hal ini bertujuan agar
setiap pegawai atau karyawan tidak ketinggalan informasi dankebijakan-kebijakan
baru dari instansinya sendiri, selain itu juga untuk menambah
pengetahuan-pengetahuan baru selalu diadakan rapat internal tahunan yang
biasanya dilakukan diakhir tahun. Selain itu agar tingkah lakupegawai sesuai
dengan kebijakan instansi BAPUSIPDA humas BAPUSIPDA menggunakan salah satunya
pamplet misalkan adanya tentang budaya-budaya yang harus dibiasakan oleh
pegawai, pengkomunikasian ini dilakukan agar pada praktik kerjanya pegawai bisa
melaksanakan tugasnya sesuai kebijakan instansi dan instansi juga bisa
memberikan kebutuhan yang perlukan oleh pegawai, sehingga berdampak positif
bagi kedua belah pihak.
3.4. Evaluating Media Internal
Humas BAPUSIPDA
Tahap
terakhir yang dilakukan oleh BAPUSIPDA dalam mengelola media internalnya yaitu
tahap evalusi menurut kabag Humas Agus Sulistyo mengatakan tahapan evalusi
disini bertujuan meninajau kembali apakah media yang digunakan sudah efektif
dan efisien dalam praktinya. Pada tahap evaluasi ini salah satunya adalah
melakukan quisioner kepada para pengunjung BAPUSIPDA mengenai kinerja karyawan
BAPUSIPDA dan juga mengenai BAPUSIPDA itu sendiri. Apabila hasilnya bagus itu
berarti pengkomunikasian media internal misalkan yang berisi etika dan tanggung
jawab karyawan itu sudah efektif dan sebaliknya apabila hasil quisioner
menunjukan hasil yang kurang baik berarti pengkomunikasian atau media internal
saat itu kurang efektif. Evaluasi lain yang dilakukan melauli survei pegawai
mengenai kebijakan dari instansi. Evalusi ini diperlukan untuk menjadi bahan
kedepannya akan seperti apa isi dari media internal dan akan seperti apa
pengkomunikasian yang baik agar tercapainya tujuan instansi menjadi lebih
efektif dan efisien.
BAB 4
PENUTUP
4.1. Simpulan
Hubungan
Internal merupakan salah satu dari kegiatan Humas dalam menjaga hubungan yang
harmonis dengan publik internal, demi tercapainya citra positif instansi atau
perusahaan dimata publik internalnya. Bapusipda sebagai sebuah instansi yang
berada dibawah naungan pemerintah, dalam praktiknya memiliki pegawai yang cukup
banyak mengingat cakupan dari BAPUSIPDA adalah Provinsi Jawa Barat. Hal ini
juga menjadi salah satu alasan dari BAPUSIPDA khususnya bidang humas menerapkan
Hubungan Internal salah satunya media internal, media internal yang ada seperti
majalah internal, brosur, pamplet dan media online.
Humas
BAPUSIPDA sebelum mencetak media online terlebih dahulu melakukan salah satu
strateg PR yakni Fact Finding disini pihak humas mengumpulkan data dan fakta
mengenai instansi dan pegawainya hal ini bertujuan agar saat membuat media
internal isi dari medianya tidak hanya berfokus kepada instansi saja melainkan
juga mengandung unsur yag berguna untuk karyawan,
Dalam
tahap Perencanaan disini humas BAPUSIPDA melihat sasaran dari media internal
yang dibuat, mengingat BAPUSIPDA cakupannya juga setingkat Provinsi Jawa Barat
sehingga dalam membuat media internal BAPUSIPDA tidak hanya mencakup pusat
saja. Selain itu dalam tahap perencanaan humas BAPUSIPDA juga mengacu pada data
dan fakta yang ada sehingga saat membuat media internal isi dari media tersbut
dapat bermanfaat baik bagi instansi maupun pegawai.
Selanjutnya
ada tahapan pengkomunikasian dari BAPUSIPDA pada tahappihak humas BAPUSIPDA
lebih menyebitnya dengan tahap pengoperasionalan dari media internal tersebut,
disini pengoperasionalan dari media internal misalkan majalah internal itu
dibagikan kepada para karyawan.
Tahap
terakhir yakni evalusi, disini humas BAPUSIPDA melakukan survei kepada karyawan
seperti dengan membuat quisioner dan mengadakan rapat tahunann mengenai kinerja
dan kebijakan.
4.2. Saran
Dalam
praktik kerja PR seharusnya seorang humas harus bisa menerapkan teori sesuai
praktik seperti yang dilakukan oleh humas BAPUSIPDA, khusunya dalam bidang
media internal seorang humas harus ahli menganalisis keadaan perusahaan atau
orgaisasinya selain itu seorang humas juga harus memiliki keterampilan atau
kreativitas agar dapat membuat medi internal yang baik serta berguna bagi
publik internal dan organisasinya.
Selain
itu, dari penelitian yang telah dilakukan, kami menyarankan untuk:
1. Melakukan kembali penelitian tentang media
internal di BAPUSIPDA secara lebih mendalam
2. Mencari beberapa sumber data mengenai
penjelasan media internal itu sendiri agar dapat menambah wawasan mengenai
media internal.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar